Como responsables del departamento de Mantenimiento, a veces nos acomodamos a la metodología «apaga-fuegos», pues de alguna manera funciona, y nos llena de satisfacción haber encontrado solución a cada problema. Nuestro jefe y personal a cargo incluso nos admiran por esa habilidad de resolver problemas, y entonces no es difícil justificar los costos asociados a cada trabajo correctivo. Así vamos, día a día, resolviendo casos, al estilo NCIS, MacGyver, Scooby-Doo…
Pero en estos días de transformación digital, los datos están ganando importancia y las empresas que toman la iniciativa comienzan a conocer la realidad de su gestión, estableciendo KPIs (indicadores claves de desempeño) para cada departamento, incluyendo indicadores de la gestión del mantenimiento. Con el uso adecuado de los KPI, inmediatamente sale a la luz una gran cantidad de paros debido a falla de maquinaria y el costo del mantenimiento correctivo. A este costo se le suman las pérdidas por tener la línea de producción parada, y al comparar nuestros KPI con otras empresas de la industria, nos damos cuenta que no estamos bien.
Realmente ya sabemos que el camino que debemos seguir es implementar otras estrategias de mantenimiento, como por ejemplo el Mantenimiento Preventivo y Predictivo, que buscan anticiparse a los problemas y programar los paros de mantenimiento para que causen el mínimo impacto en la producción. Incluso podemos dar un paso más e implementar la filosofía RCM (Mantenimiento Centrado en Confiabilidad). Pero un sistema de mantenimiento preventivo requiere documentación. Podemos iniciar con formularios impresos que se llenan o una hoja de cálculo, pero tendremos que hacer un gran esfuerzo y necesitaremos muchos recursos para ver resultados en el corto plazo.
Lo mejor es implementar un sistema informático para gestión del mantenimiento, muy conocidos como CMMS, GMAO, EAM. Las funciones mínimas deberían ser el listado de equipos, gestión de órdenes de trabajo, programación de rutinas preventivas, historial de mantenimiento, control de repuestos, control de costos y reportes. Hay muchos sistemas empaquetados muy completos, pero hay que tener cuidado a la hora de seleccionar un sistema. Algunos son tan grandes que no se pueden adquirir, otros son muy complejos que requieren mucha capacitación para obtener el máximo provecho; finalmente, hay otros que fueron famosos pero no han evolucionado a nuevas tecnologías como la computación en la nube y los dispositivos móviles.
El mejor sistema CMMS será aquel que le ayuda a ser mejor en su labor y además, está al día con la tecnología. No necesita ser un sistema complejo. Es más, si ya funciona en dispositivos móviles, seguramente será muy fácil de usar.
Si ya cuenta con un software CMMS que no ha cumplido sus expectativas, o si debe partir de cero, cuente con nuestro apoyo para implementar un nuevo sistema. Ya contamos con casos de éxito para compartir.